Etapas en el trabajo de Archivo:
El trabajo en el Archivo precisa de una serie de etapas que se deben realizar con mucho cuidado para no extraviar ningún documento.
Unas se realizan, en el propio archivo, previas a la labor de archivado y otras son posteriores a esta labor.
Primero: Recepción.Las empresas originan gran cantidad de documentación y también la reciben del exterior.
En la fase inicial, la persona encargada de la recepción y envío de la documentación deberá estampar un sello que incluirá el número correlativo que se asigna por orden de llegada o salida y la fecha para su posterior registro.
3.2. Registro
Se identifica el tipo de documento, ya sean cartas, facturas, pedidos, catálogos, etc.
Una vez identificado, se anotan, de forma detallada y en riguroso orden cronológico, todos los datos del documento, en los libros de registro correspondientes.
3.3. Distribución
Una vez que la documentación ha sido recibida y registrada por el recepcionista, deberá hacer llegar el documento a su destinatario.
En ocasiones, un mismo documento debe ser enviado a varios departamentos. En ese caso se realizan las copias necesarias.
3.4. Clasificación
Una vez que el departamento correspondiente ha recibido documentación del registro, procederá a agrupar y clasificar los documentos según el criterio elegido por la empresa, que será el que más se adapte al tipo de documento a clasificar, número de consultas que se realicen y facilidad para su realización.
Por ejemplo, se pueden agrupar por separado los documentos bancarios, los documentos contables, las nóminas, etc.
etc.
PCPI ADMINISTRACIÓN I.E.S. ATENEA
REPRODUCCIÓN Y ARCHIVO CURSO 2011/2012
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3.5. Codificación.
Ya agrupados los documentos, se procede a su codificación. Se identifica en cada documento el dato o datos por los que se deberá ordenar según el sistema de clasificación más conveniente en cada caso, según sus características:
Alfabético: palabra ordenatrizNumérico:
el número de documento, serie, etc
Cronológico: fecha creación, vencimiento, etc
La persona responsable puede asignar códigos propios atendiendo a criterios unificados en la empresa. Por ejemplo 2011-01/Fras. que quiere decir, facturas del mes de enero del año 2011.
3.6. Depósito de los documentos
El último paso es efectuar el depósito de los documentos, que se realizará de forma diferente según el documento de que se trate:
Si se trata de un documento impreso: se colocará en el archivo dispuesto para tal fin. La documentación suele guardarse en carpetas y subcarpetas.Si
se trata de un archivo electrónico o audiovisual, se utilizarán los sistemas informáticos de que disponga la empresa, así como mobiliario adaptado para el archivo de estos.
3.7. Entrega
La consulta o préstamo de los documentos depositados en el archivo conllevará los siguientes pasos:
Los usuarios solicitarán el préstamo o consulta a través del impreso de solicitud de préstamo que cada empresa tiene.
El personal del archivo prepara la documentación solicitada y se la entrega al usuario.
El usuario deberá firmar en el registro de consulta o préstamo
El archivo establece un plazo máximo de tiempo para la devolución de la documentación
Cuando se devuelve la documentación, se anotará en la solicitud de préstamo la fecha de devolución.
